No dia 02/11/2023 eu tive a oportunidade de palestrar na Forward Summit 2023 sobre um tema que gosto muito que é delegação, entretanto eu não partilhei somente delegação (Delegation Poker). Eu também falei um bocado sobre formas de decisão (Team Decision Matrix), possíveis efeitos colaterais em delegar para as pessoas erradas e para fechar partilhei dicas para reverter possíveis efeitos colaterais da “má delegação”.
Como sei que muitas pessoas não puderam participar, vou partilhar neste artigo o conteúdo da palestra. Bora lá então!
É com muita frequência que eu escuto as frases abaixo:
Por que eu devo delegar atividades?
Como delegar se eu não confio na equipa?
Se eu delegar atividades eu vou perder poder?
Por onde começar?
Excelentes questões, mas eu quero adicionar mais uma que é:
“delegar ou não delegar, eis a questão…”
Desculpa lá, mas não delegar não é uma opção.
Não é só pelo fato de diminuir a quantidade de trabalho a ser feito mas sim, de empoderar as pessoas e a empresa.
Eu vou falar um pouco mais sobre isso na conclusão do artigo. Por hora vamos focar no como delegar e como evitar efeitos colaterais na delegação.
Okay, mas por onde começar? Vou dar umas dicas e passo a passo de como eu costumo fazer no meu dia a dia.
1º Passo: Liste quais decisões você precisa ou quer delegar.
Methods and Frameworks;
Tools;
Vacations;
Job Description;
Hiring and Firing.
Methods and Frameworks;
Tools;
Vacations;
Job Description;
Hiring and Firing.
2º Passo: Defina qual será a prática de delegação que vai utilizar. No caso será o Delegation Poker.
3º Passo: Organize as decisões e prática de delegação em uma tabela.
4º Passo: Defina o AS IS. Atualmente, quem é que toma as decisões da equipa? No caso abaixo, é o Manager.
5º Passo: Defina o TO BE. Em grupo com a equipa, discutam quais serão os níveis de delegação que desejam passar a ter para cada decisão que será delegada.
Ao passar por todas essas etapas com a equipa já terás delegado algumas decisões para eles e não tem mais que se preocupar com isso. #SQN
Sinto muito mas “somente” delegar não é o suficiente pois a maioria das pessoas e equipas não sabem como decidir e ao delegar tens que garantir um alinhamento e padronização na tomada de decisão.
6º Passo: Apresente para a equipa alguma prática para tomada de decisão. No caso será o Team Decision Matrix.
7º Passo: Organize as decisões e os cartões de decisão em uma tabela.
8º Passo: Defina o TO BE. Em grupo com a equipa, discutam quais serão os critérios de decisão que desejam passar a ter para cada decisão que será delegada.
Molezinha né? É! Mas ainda podemos ter problemas.
E se alguém (one card) tomar alguma decisão errada?
E se for mais de uma pessoa (all / some / majority cards) a tomar decisões erradas?
É possível voltar atrás, tomar a pílula azul (Matrix) e corrigir o erro?
Vai depender se você ainda está empoderado o suficiente para , voltar no tempo e corrigir o problema.
Digo isso por experiência própria pois a poucos meses atrás, eu percebi que algumas coisas não estavam a correr bem no contexto que eu estava envolvido, e ao tentar “desdelegar” algumas decisões que eu tinha passado para a minha equipa, não consegui fazer porque algumas pessoas da equipa acharam que por eu ter delegado atividades para elas eu não seria mais o chefe ou líder deles.
Obviamente não foi uma situação fácil e simples de se resolver, mas foi resolvida só que deixou efeitos colaterais, como falta de confiança, insubordinação e outros mais.
Passados alguns meses de reflexões e aprendizagens, finalmente eu tive um insight para evitar que isso aconteça novamente, que é a Estrutura de Liderança e Tomada de Decisões.
A estrutura é simples: basicamente é um alinhamento hierárquico de quem são as pessoas “decision makers” que possuem autoridade para recalibrar os níveis de delegações e corrigir possíveis problemas que possam (e vão) acontecer.
Ou seja, se acontecer algo de errado e a equipa não conseguir se entender, uma pessoa “decision maker” pode (ou vai) ser acionada para resolver a questão. É o famoso: vou chamar meu pai/mãe. Quem nunca?
Percebam que apesar de eu ter tido uma má experiência com delegação, não foi e nem é uma opção deixar de delegar. Centralizar decisões em uma pessoa demasiadamente é garantir ineficiência do sistema e excesso de zelo e controle.
Entretanto eu aprendi que não deve ser “nem muito ao mar, nem muito à terra” ou seja, não delegar 100% nem 0%. É encontrar um equilíbrio, deixar claro as regras e principalmente a estrutura de “decision-makers”. E eu já estou a fazer isso e praticar essa nova forma de delegar.
Gostava entretanto de partilhar alguns principais take-ways.
Alinhe a estrutura de decision makers com a equipa e deixe claro quais são as regras e restrições;
Apresente e ensine as prátcas de Delegation Poker e Team Decision Matrix para a equipa;
Encontre um equilíbrio entre delegar 0% e 100% com a equipa;
Delegar e o 1º passo para criar a relação de confiança;
Delegar não é delargar;
Acompanhe a equipa, gradualmente ajuste com eles os níveis de delegação e mantenha sua “accountability” dos temas delegados;
Pessoas vão tomar decisões erradas (inclusive você) e isso faz parte do processo;
Valide e garanta que os erros de delegação não foram intencionais e ajude a corrigi-los;
Delegar é empoderar as pessoas, equipas e empresas e potencializa a entrega de resultados.
Aprenda mais sobre Delegação, Empoderamento e Management 3.0, participando da minha próxima formação.
Inscreva-se em nossa newsletter para receber nossos conteúdos e novidades.
Espero que tenha gostado e que deixe seu comentário no artigo.
Até breve.
Referências
Autor:Ricardo Caldas
Excelente resumo de várias técnicas Management 3.0 com o adicional cunho pessoal.