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  • Foto do escritorRicardo Caldas

Delegar ou não Delegar?

No dia 02/11/2023 eu tive a oportunidade de palestrar na Forward Summit 2023 sobre um tema que gosto muito que é delegação, entretanto eu não partilhei somente delegação (Delegation Poker). Eu também falei um bocado sobre formas de decisão (Team Decision Matrix), possíveis efeitos colaterais em delegar para as pessoas erradas e para fechar partilhei dicas para reverter possíveis efeitos colaterais da “má delegação”.


Como sei que muitas pessoas não puderam participar, vou partilhar neste artigo o conteúdo da palestra. Bora lá então!


É com muita frequência que eu escuto as frases abaixo:

  • Por que eu devo delegar atividades?

  • Como delegar se eu não confio na equipa?

  • Se eu delegar atividades eu vou perder poder?

  • Por onde começar?

Excelentes questões, mas eu quero adicionar mais uma que é:


“delegar ou não delegar, eis a questão…”

William Shakespeare - Pixar Mode criado por Ricardo Caldas
William Shakespeare

Desculpa lá, mas não delegar não é uma opção.

You have to delegate some authority
Google Images

Não é só pelo fato de diminuir a quantidade de trabalho a ser feito mas sim, de empoderar as pessoas e a empresa.


Eu vou falar um pouco mais sobre isso na conclusão do artigo. Por hora vamos focar no como delegar e como evitar efeitos colaterais na delegação.


Okay, mas por onde começar? Vou dar umas dicas e passo a passo de como eu costumo fazer no meu dia a dia.


1º Passo: Liste quais decisões você precisa ou quer delegar.

  • Methods and Frameworks;

  • Tools;

  • Vacations;

  • Job Description;

  • Hiring and Firing.

  • Methods and Frameworks;

  • Tools;

  • Vacations;

  • Job Description;

  • Hiring and Firing.

2º Passo: Defina qual será a prática de delegação que vai utilizar. No caso será o Delegation Poker.

Delegation Poker by Management 3.0
Delegation Poker by Management 3.0

3º Passo: Organize as decisões e prática de delegação em uma tabela.

Delegation Poker e Decisões

4º Passo: Defina o AS IS. Atualmente, quem é que toma as decisões da equipa? No caso abaixo, é o Manager.

Delegation Poker e Decisões

5º Passo: Defina o TO BE. Em grupo com a equipa, discutam quais serão os níveis de delegação que desejam passar a ter para cada decisão que será delegada.

Delegation Poker e Decisões

Ao passar por todas essas etapas com a equipa já terás delegado algumas decisões para eles e não tem mais que se preocupar com isso. #SQN


Sinto muito mas “somente” delegar não é o suficiente pois a maioria das pessoas e equipas não sabem como decidir e ao delegar tens que garantir um alinhamento e padronização na tomada de decisão.


6º Passo: Apresente para a equipa alguma prática para tomada de decisão. No caso será o Team Decision Matrix.

Team Decision Cards by Management 3.0
Team Decision Cards by Management 3.0

7º Passo: Organize as decisões e os cartões de decisão em uma tabela.

Team Decision Cards by Management 3.0

8º Passo: Defina o TO BE. Em grupo com a equipa, discutam quais serão os critérios de decisão que desejam passar a ter para cada decisão que será delegada.

Team Decision Cards by Management 3.0

Molezinha né? É! Mas ainda podemos ter problemas.

Neo (the chosen one) - Matrix
Neo (the chosen one) - Matrix

E se alguém (one card) tomar alguma decisão errada?


E se for mais de uma pessoa (all / some / majority cards) a tomar decisões erradas?

É possível voltar atrás, tomar a pílula azul (Matrix) e corrigir o erro?


Vai depender se você ainda está empoderado o suficiente para , voltar no tempo e corrigir o problema.


Digo isso por experiência própria pois a poucos meses atrás, eu percebi que algumas coisas não estavam a correr bem no contexto que eu estava envolvido, e ao tentar “desdelegar” algumas decisões que eu tinha passado para a minha equipa, não consegui fazer porque algumas pessoas da equipa acharam que por eu ter delegado atividades para elas eu não seria mais o chefe ou líder deles.


Obviamente não foi uma situação fácil e simples de se resolver, mas foi resolvida só que deixou efeitos colaterais, como falta de confiança, insubordinação e outros mais.


Passados alguns meses de reflexões e aprendizagens, finalmente eu tive um insight para evitar que isso aconteça novamente, que é a Estrutura de Liderança e Tomada de Decisões.


A estrutura é simples: basicamente é um alinhamento hierárquico de quem são as pessoas “decision makers” que possuem autoridade para recalibrar os níveis de delegações e corrigir possíveis problemas que possam (e vão) acontecer.


Ou seja, se acontecer algo de errado e a equipa não conseguir se entender, uma pessoa “decision maker” pode (ou vai) ser acionada para resolver a questão. É o famoso: vou chamar meu pai/mãe. Quem nunca?

LEADERSHIP STRUCTURE AND DECISION MAKING
LEADERSHIP STRUCTURE AND DECISION MAKING BY RICARDO CALDAS

Percebam que apesar de eu ter tido uma má experiência com delegação, não foi e nem é uma opção deixar de delegar. Centralizar decisões em uma pessoa demasiadamente é garantir ineficiência do sistema e excesso de zelo e controle.


Entretanto eu aprendi que não deve ser “nem muito ao mar, nem muito à terra” ou seja, não delegar 100% nem 0%. É encontrar um equilíbrio, deixar claro as regras e principalmente a estrutura de “decision-makers”. E eu já estou a fazer isso e praticar essa nova forma de delegar.


Gostava entretanto de partilhar alguns principais take-ways.

  • Alinhe a estrutura de decision makers com a equipa e deixe claro quais são as regras e restrições;

  • Apresente e ensine as prátcas de Delegation Poker e Team Decision Matrix para a equipa;

  • Encontre um equilíbrio entre delegar 0% e 100% com a equipa;

  • Delegar e o 1º passo para criar a relação de confiança;

  • Delegar não é delargar;

  • Acompanhe a equipa, gradualmente ajuste com eles os níveis de delegação e mantenha sua “accountability” dos temas delegados;

  • Pessoas vão tomar decisões erradas (inclusive você) e isso faz parte do processo;

  • Valide e garanta que os erros de delegação não foram intencionais e ajude a corrigi-los;

  • Delegar é empoderar as pessoas, equipas e empresas e potencializa a entrega de resultados.


Aprenda mais sobre Delegação, Empoderamento e Management 3.0, participando da minha próxima formação.


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Espero que tenha gostado e que deixe seu comentário no artigo.

Até breve.


Referências





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Alexandre Santos
Alexandre Santos
Nov 08, 2023
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Excelente resumo de várias técnicas Management 3.0 com o adicional cunho pessoal.

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